Laptops op tafel. Het geroezemoes van beraadslaging in groepjes. Mensen die komen en gaan bij de helpdesk van de organisatoren. Dit is de Action Workshop, de vierde bijeenkomst van de Assembly van de VU over het vraagstuk hoe de universiteit duurzaam kan worden. Het is dinsdag 3 juni en over tweeënhalve week is de dag van de waarheid.
Deelnemers van de Sustainability University Assembly zijn aan de laatste loodjes begonnen. Na weken van het verzamelen, delen en ontwikkelen van ideeën is het tijd om tot besluiten te komen over hun proposals voor een duurzame VU. Het is in deze fase geen collectieve opgave; de actie vindt juist plaats aan de 14 tafels waar the thematische Working Groups in diepe beraadslaging zijn over hoe ze hun ideeën gaan presenteren. Dat is belangrijk, want bij de volgende en laatste bijeenkomst bepaalt de Assembly in zijn geheel welke proposals er goed genoeg zijn om te worden opgenomen in hun Sustainability Agreement.
De deelnemers van de Assembly vormden hun Working Groups tijdens de Summit op 15 april, toen ze vaststelden welke onderwerpen hun Assembly moest behandelen. In mei spraken ze met experts om vervolgens ideeën uit te wisselen tussen de groepen. Nu ligt de focus op het vatten van de kern van hun visies in een helder proposal wat maximaal vijf 'decision points' bevat, de onderdelen waarover wordt gestemd bij de University Convention op 20 juni. Bovenop het definitief maken van de proposals, hebben de Working Groups de taak om een presentatie voor te bereiden om te geven bij die beslissende laatste bijeenkomst van de Assembly.
Sparring partners
De Working Groups in deze Assembly zijn autonoom, maar dat wil niet zeggen dat ze op zichzelf zijn aangewezen. Allerlei ondersteuning was beschikbaar tijdens de Action Workshop. Het is aan de deelnemers of ze daar gebruik van maken. Behalve de procesgidsen, templates, en een informatieboekje met allerlei achtergrondinformatie en links naar verdere informatiebronnen, konden de groepen ook een facilitator aan tafel uitnodigen, of een 'sparring partner'. Diverse mensen die aan de VU een besluitvormende rol hebben voegden zich bij de Assembly vandaag om met deelnemers te sparren. Het gaf Working Groups de gelegenheid om te toetsen hoe hun proposals zich verhouden tot bestaand beleid en de denkrichtingen onder besluitvormers. Uiteindelijk is het geheel aan de deelnemers of ze de inzichten die de gesprekken met de sparring partners hebben opgeleverd ook in hun voorstellen laten meewegen.
Vlak voor de dinerpauze onderbrak het moderation team het harde werken aan tafels voor een eerste snufje besluitvorming door de Assembly: het vaststellen van de kiesdrempel voor de Convention. In lijn met de filosofie van het G1000-burgerberaad gaan de deelnemers zelf hierover. In een levendige plenaire sessie beschouwden de deelnemers verschillende manieren om stemresultaten te interpreteren. Ze besloten om vier opties te toetsen met behulp van een elektronische stemming. Eerst werd over elke individuele optie gestemd, vervolgens gaven ze een voorkeursstem aan één van de twee populairste opties. Het resultaat was duidelijk, op 20 juni is de kiesdrempel als volgt: een decision point wordt opgenomen in de Sustainability Agreement als het meer voorstemmen ontvangt dan tegenstemmen. Deze Assembly kiest voor heldere en eenvoudige democratie.
Knutselwerk en filmpjes
Na - en mogelijk ook tijdens - de dinerpauze, concentreerden de deelnemers zich opnieuw op hun proposals. Twee van de Working Groups besloten tot een last-minute fusie zodat ze hun inzichten op het onderwerp Education konden samenvoegen in een gezamenlijk proposal. Elders waren deelnemers druk met het raadplegen van groepsleden die er vandaag niet fysiek bij konden zijn, het opnemen van korte filmpjes om hun proposals uit te leggen, en met knutselwerk dat een rol krijgt in hun presentatie. De beschikbare groepsfacilitators hadden een vrij rustige avond, want het leek erop dat de groepen er goed in slaagden om vruchtbare beraadslagingen te hebben zonder al te veel ondersteuning. Toen deelnemers huiswaarts togen rond 20.30 uur zagen we zelfverzekerde gezichten. Er zijn vast nog wat laatste verfijningen die moeten worden aangebracht, maar hun proposals voor een duurzame VU zijn nagenoeg klaar om te delen met de buitenwereld.
De proposals van de Assembly zullen vanaf 13 juni op de Working Groups-pagina van deze website worden getoond. De groepen presenteren hun proposals bij de University Convention op vrijdag 20 juni. Dit is een openbare bijeenkomst - meld je hier aan als je erbij wilt zijn! Na de presentaties stemmen de deelnemers over decision points en bepalen ze hoe de Sustainability Agreement voor de VU eruit zal zien.