Privacy statement
Your privacy is very important to us. That is why we process your personal data with the greatest care. All processing of personal data takes place in accordance with the requirements of the General Data Protection Regulation (GDPR).
Article 1: Responsible party
Stichting G1000.nu, established in Amersfoort, registered with the Chamber of Commerce with number 59348402, is responsible for the processing of personal data via the application Deelnemen.nu and for the data stored in email services such as Mailjet or Mailchimp (from now on: email service) as described in this privacy statement. If you have any questions about this, please contact Mirjam de Pagter, responsible for privacy and data protection within G1000.nu. Contact via mirjam@g1000.nu.
Article 2: Personal data that we process through Deelnemen.nu
G1000.nu processes your personal data in Deelnemen.nu because you want to participate in the Sustainability University Assembly (SUA) of VU Amsterdam. We need your contact details to inform you about the process and the meetings. In addition, we need additional personal data to be able to carry out a stratified sortition, which is required to achieve the goals of the project: a group of participants that reflects the VU community.
2.1 For the above purposes, we process the following personal data that is managed in our registration system Deelnemen.nu:·
- First and last name
- Type of registrant (student or employee)
- Email address
- Mobile phone number
- Gender
- Age (for employees only)
- Faculty or unit
- Dutch or international
- Bachelor’s or Master’s student (for students only)
- Role(s) within VU Amsterdam
2.2 G1000.nu processes the personal data referred to in Article 2.1 for the following purposes:
- To contact you about your (possible) participation in the SUA
- To gain insight into the diversity among applicants so that targeted recruitment can be done for registrations from underrepresented groups
- To carry out a stratified sortition with the aim of selecting a group of participants that reflects the VU community
- To create a name badge for you to wear in SUA meetings
- To give you the opportunity to view the data and to make changes to it.
G1000.nu may use anonymised personal data or make it available for research purposes. In such cases, the anonymised data can never be traced back to identifiable individuals.
Article 3: Personal data that we process via the email service
3.1 G1000.nu will process the following personal data via the email service that we use for contacting you:
- First and last name
- Email address
3.2 G1000.nu processes your personal data in the email service for the following purposes: the data in the email service is only used to send you messages about the SUA. G1000.nu has a standard agreement with the mail service about the processing of your data.
Article 4: Retention period
G1000.nu stores your data for the duration of the SUA. No later than 14 months after the final meeting, your data will be deleted, both from the Deelnemen.nu system and from the email service.
Article 5: Sharing personal data with third parties
G1000.nu only provides your personal data to third parties when this is necessary for the delivery of the SUA. Sharing personal data with third parties concerns:·
- First name, last name, type of participant (student or employee), and faculty/service can be shared with printer for name badge creation.
In addition, we share pseudonymised or anonymised personal data with third parties for operations necessary for the performance of the SUA. This concerns:
- Anonymised application overviews to VU Amsterdam’s communication staff to monitor the diversity of registrations
- Pseudonymised personal data, including gender, age, faculty or service, Dutch or international, role at VU Amsterdam, Sortition Foundation for the purpose of the stratified sortition
- We share information about allergies, dietary requirements, or other information relevant to your participation in the meetings with the relevant implementation partners, without providing identifiable personal data, unless you have given explicit permission for this.
G1000.nu will also share psudonymised or anonymised personal data with researchers. The purpose is to enable scientific research.
Article 6: Viewing, modifying or deleting data you have provided
You have the right to view, correct or delete the personal data you have provided. In addition, you have the right to withdraw or object to any consent you may have given for data processing and you have the right to data portability. If you want to exercise this right, please send a request to us via mirjam@g1000.nu. To ensure that the request for access has been made by you, we ask you to send a copy of your proof of identity. In this copy, make your passport photo, MRZ (machine readable zone, the strip with numbers at the bottom of the passport), passport number and Citizen Service Number (BSN) illegible. This is to protect your privacy. In any case, we will process your request within four weeks.
G1000.nu would also like to point out that you have the option of submitting a complaint to the national supervisory authority, the Dutch Data Protection Authority. This can be done via the following link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Article 7: How we secure the personal data you have provided
We have taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data. These measures ensure that your data is adequately protected against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage.
When G1000.nu shares your personal data with third parties – also known as processors – for purposes as described in this privacy statement, we enter into a processing agreement with the relevant organisations. In the data processing agreement, the processor is obliged to comply with all obligations under the GDPR. It is also established that your data may only be processed for the described purpose.
If you have any questions, if you have the impression that your data is not properly secured, or if there are indications of misuse, please contact us. You can do so via: mirjam@g1000.nu.
NEDERLANDS
Privacyverklaring
Wij vinden jouw privacy erg belangrijk. Daarom gaan wij zorgvuldig om met het verwerken van je persoonsgegevens via onze website. Alle verwerking van persoonsgegevens vindt plaats volgens de gestelde eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Artikel 1: Verantwoordelijke
De Stichting G1000.nu, gevestigd te Amersfoort, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel met nummer 59348402, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via de toepassing Deelnemen.nu en voor de gegevens opgeslagen in een mailservice zoals Mailjet of Mailchimp (vanaf nu: mailservice) zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Voor vragen hierover kunt u terecht bij Mirjam de Pagter, verantwoordelijk voor privacy en gegevensbescherming binnen G1000.nu. Contact via mirjam@g1000.nu.
Artikel 2: Persoonsgegevens die wij verwerken via Deelnemen.nu
G1000.nu verwerkt je persoonsgegevens in Deelnemen.nu omdat je mee wilt doen aan de Sustainability University Assembly (SUA) van de Vrije Universiteit (VU). We hebben je contactgegevens nodig om je te kunnen informeren over het proces en de bijeenkomsten. Daarnaast hebben we aanvullende persoonsgegevens nodig om een gewogen loting uit te kunnen voeren, die vereist is om de doelen van het project te verwezenlijken: een deelnemersgroep die een afspiegeling is van de VU-gemeenschap.
2.1 Voor bovenstaande doeleinden verwerken we de volgende persoonsgegevens die worden beheerd in ons registratiesysteem deelnemen.nu:
- Voor- en achternaam
- Type aanmelder (student of medewerker)
- E-mailadres
- Mobiel telefoonnummer
- Gender
- Leeftijd (alleen voor medewerkers)
- Faculteit of dienst
- Nederlands of internationaal
- Bachelor- of masterstudent (alleen voor studenten)
- Rol(len) binnen de VU
2.2G1000.nu verwerkt de in artikel 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Om je te contacteren over je (eventuele) deelname aan de SUA
- Om inzicht te krijgen in de diversiteit onder aanmelders zodat eventueel gericht kan worden geworven voor aanmeldingen uit ondervertegenwoordigde groepen
- Om een gewogen loting uit te voeren met als doel om een deelnemersgroep te selecteren die een afspiegeling vormt van de VU-gemeenschap
- Om een naambadge voor je te maken die je kunt dragen bij bijeenkomsten
- Om je de mogelijkheid te geven de gegevens in te zien en hierop wijzigingen door te geven.
G1000.nu kan geanonimiseerde persoonsgegevens gebruiken of beschikbaar stellen voor onderzoeksdoeleinden. In dergelijke gevallen zijn geanonimiseerde gegevens nooit tot identificeerbare individuen te herleiden.
Artikel 3: Persoonsgegevens die wij verwerken via de mailservice3.1 De volgende persoonsgegevens verwerkt G1000.nu via de mailservice:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
3.2 G1000.nu verwerkt je persoonsgegevens in de mailservice voor de volgende doeleinden: De gegevens in de mailservice worden uitsluitend gebruikt om je berichten te sturen over de SUA. G1000.nu heeft een standaardovereenkomst met de mailservice over de verwerking van je gegevens.
Artikel 4: Bewaartermijn
G1000.nu bewaart je gegevens gedurende de loop van de SUA. Uiterlijk 14 maanden na de afsluitende bijeenkomst worden je gegevens verwijderd, zowel uit het systeem van deelnemen.nu als uit de mailservice.
Artikel 5: Delen van persoonsgegevens met derden
G1000.nu verstrekt je persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de SUA. Het delen van persoonsgegevens met derden betreft:
- Voornaam, achternaam, type deelnemer (student of medewerker), en faculteit/dienst kunnen worden gedeeld met drukker voor het maken van naambadges.
Daarnaast delen wij gepseudonimiseerde of geanonimiseerde persoonsgegevens met derden voor bewerkingen die nodig zijn voor de uitvoering van de SUA. Dit betreft:
- Geanonimiseerde aanmeldingsoverzichten aan de communicatiemedewerkers van de VU om de diversiteit van aanmeldingen te monitoren
- Gepseudonimiseerde persoonsgegevens, waaronder gender, leeftijd, faculteit of dienst, Nederlands of internationaal, rol aan de VU, aan Sortition Foundation ten behoeve van de gewogen loting
- Informatie over allergieën, dieetvoorkeuren, of andere informatie die relevant is voor jouw deelname aan de bijeenkomsten delen we met de betreffende uitvoeringspartners, zonder identificeerbare persoonsgegevens te verstrekken, tenzij jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.
G1000.nu zal daarnaast gepseudonimiseerde of geanonimiseerde persoonsgegevens delen met onderzoekers. Het doel hiervan is om wetenschappelijk onderzoek naar de SUA mogelijk te maken.
Artikel 6: Gegevens die je hebt verstrekt inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om de door jou verstrekte persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken en je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Als je gebruik wilt maken van dit recht, neem stuur je een verzoek aan ons via mirjam@g1000.nu. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar. Dit ter bescherming van jouw privacy. We nemen je verzoek in ieder geval binnen vier weken in behandeling.
G1000.nu wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Artikel 7: Hoe wij de persoonsgegevens beveiligen die je hebt verstrekt
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat je gegevens adequaat worden beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Wanneer G1000.nu je persoonsgegevens deelt met derden – ook wel: verwerkers – voor doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, sluiten we hiervoor met de betreffende organisaties een verwerkersovereenkomst. In de verwerkersovereenkomst wordt de verwerker verplicht om alle verplichtingen uit de AVG na te leven. Ook wordt vastgesteld dat je gegevens uitsluitend voor het omschreven doel verwerkt mogen worden.
Mocht je vragen hebben, de indruk hebben dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons. Dat kan via: mirjam@g1000.nu.